Tekoälytyökalulla luotu sivusto saadaan julkaisukuntoon jopa muutamassa tunnissa. Yrityksen sähköposti ei kuitenkaan synny sivuston mukana, ja asia huomataan usein vasta siinä vaiheessa, kun ensimmäisiin asiakasviesteihin pitäisi jo vastata. Siksi sähköposti kannattaa huomioida jo ennen kuin sivusto julkaistaan asiakkaille. Gmail.com-osoitteesta lähetetty tarjous antaa valmiistakin sivustosta keskeneräisen vaikutelman.
Asiakas näkee sähköpostista vain osoitteen, mutta taustalla se on oma palvelunsa. Kun sivusto löytyy osoitteesta yritys.fi, on luontevaa, että myös viestit lähtevät samasta verkkotunnuksesta.
Sivusto ja sähköposti eivät ole sama palvelu
Oman verkkotunnuksen sähköposti ei ole sama asia kuin sivuston yhteydenottolomake tai sovelluksen lähettämä automaattinen ilmoitus. Se on varsinainen postilaatikko, johon asiakkaiden viestit saapuvat ja josta niihin vastataan.
Käytännössä oleellisia ovat verkkotunnus, sähköpostipalvelu ja nimipalveluasetukset eli DNS. Nimipalveluasetukset kertovat, mistä verkkotunnuksen sivusto ja sähköposti löytyvät. Sama verkkotunnus voi avata sivuston Framerista, Lovablesta tai Wixistä ja ohjata sähköpostin kokonaan toiseen palveluun. Olennaista on, että asetukset on tehty oikein.
Aloita verkkotunnuksesta
Ensimmäiseksi kannattaa varmistaa, että verkkotunnus on omissa nimissä ja että sen DNS-tietueita pääsee muokkaamaan. Jos tunnus on hankittu sivustotyökalun, webhotellin tai verkkotunnusvälittäjän kautta, muokkaus onnistuu yleensä kyseisen palvelun hallintapaneelista.
Tarvitset myös sähköpostipalvelun, joka tukee oman verkkotunnuksen käyttöä. Pk-yritykselle tai freelancerille riittää usein alkuun yksi henkilökohtainen osoite jokaiselle asiakkaiden kanssa viestivälle työntekijälle. Sen rinnalle voi luoda muutaman yleisen osoitteen, kuten info@yritys.fi tai asiakaspalvelu@yritys.fi. Osoitteita on helppo lisätä myöhemmin, jos käyttö laajenee.
Seuraavaksi on tärkeää lisätä tarvittavat DNS-tietueet verkkotunnuksen asetuksiin. Tärkein on MX-tietue, sillä se ohjaa saapuvan postin oikeaan palveluun. Jos MX-tietue puuttuu tai osoittaa väärään paikkaan, viestit eivät tule perille.
Sen jälkeen kannattaa huolehtia lähettäjän tunnistamisesta. SPF- ja DKIM-tietueet auttavat vastaanottavaa palvelua varmistamaan, että yrityksen nimissä lähetetty viesti on todella lähtenyt oikeasta verkkotunnuksesta eikä ulkopuoliselta palvelimelta. DMARC määrittää, miten vastaanottavan palvelun pitäisi käsitellä viesti, joka näyttää tulevan yrityksen verkkotunnuksesta mutta ei läpäise tarkistuksia.
Nimipalveluasetukset vaikuttavat siis suoraan viestien perillemenoon. Google ja Microsoft ovat viime vuosina tiukentaneet vaatimuksiaan lähettäjän tunnistamiselle etenkin suurilta lähettäjiltä. Siksi näitä asetuksia ei tule sivuuttaa pienessäkään yrityksessä. Jos asetukset ovat puutteelliset, viesti voi päätyä roskapostiin tai näyttää vastaanottajalle epäilyttävältä. Ennen asiakasviestinnän aloittamista kannattaa lähettää testiviesti esimerkiksi omaan Gmailiin tai Outlook.com-osoitteeseen ja varmistaa, että vastaus tulee yrityksen omaan postilaatikkoon.
IMAP on yleensä järkevin valinta
Kun yrityksen sähköposti otetaan käyttöön eri laitteissa ja sähköpostisovelluksissa, vastaan tulee yleensä valinta IMAPin ja POP3:n välillä. Useimmille pienille yrityksille IMAP on parempi vaihtoehto. Se säilyttää viestit palvelimella, jolloin sama postilaatikko näkyy yhtenäisenä esimerkiksi työasemalla, puhelimessa, selaimen kautta käytettävässä webmailissa sekä Outlookin ja Apple Mailin kaltaisissa sähköpostisovelluksissa.
POP3 taas lataa viestit perinteisesti yhdelle laitteelle. Se sopii huonosti tilanteeseen, jossa samaa sähköpostia luetaan työasemalta, puhelimesta ja selaimen kautta tai jossa viesteihin pitää päästä käsiksi myös laitteen vaihtuessa. Yrityskäytössä sähköpostin ei yleensä kannata olla yhden laitteen varassa.
Samalla kannattaa tarkistaa tallennustila. Yrityssähköpostiin kertyy nopeasti gigatavuja, kun liitteinä liikkuvat tarjoukset, laskut, kuvat ja sopimukset. Liian pieni postilaatikko alkaa täyttyä helposti juuri silloin, kun viestien pitäisi kulkea varmasti.
Yksi paikka sähköpostille ja verkkotunnukselle
Sähköpostin voi ostaa erillispalveluna tai osana webhotellia. Wixissä yrityssähköposti hankitaan Google Workspacen kautta omana käyttöönottonaan. Wixin ohjeissa sähköposti käsitellään verkkotunnukseen liittyvänä palveluna, ei automaattisena osana sivuston julkaisua. Sivusto voi siis olla yhdessä palvelussa, mutta sähköposti on sidottu verkkotunnukseen, ei itse sivustoon.
Webhotellissa verkkotunnuksen asetukset, DNS-tietueet ja sähköpostiosoitteet ovat usein muokattavissa samasta hallintapaneelista. Se vähentää tarvetta ylläpitää samoja asetuksia monessa palvelussa. Yksi varteenotettava webhotellivaihtoehto on Polar55.fi, jonka sähköpostipalvelu tukee omaa verkkotunnusta ja on yhteensopiva muun muassa Outlookin ja Apple Mailin kanssa. Palvelun ohjeissa neuvotaan sekä sähköpostiosoitteiden luominen että DNS-tietueiden hallinta. Pienyritykselle tällainen ratkaisu voi olla yksinkertaisempi kuin sivustotyökalun, verkkotunnuspalvelun ja sähköpostipalvelun ylläpito useassa eri paikassa.
Lovablella, Framerilla tai Wixillä tehtyä sivustoa ei tarvitse siirtää sähköpostin takia. Kun sähköposti käyttää samaa verkkotunnusta kuin verkkosivustokin, lopputulos on asiakkaidenkin näkökulmasta viimeistelty.
